وحدة إدارة المشاريع

توفر وحدة إدارة المشاريع أدوات لإدارة المشاريع، المهام، الجداول الزمنية، المراحل الرئيسية، وتتبع الأخطاء. تساعد الفرق على تسليم المشاريع في الوقت المحدد وضمن الميزانية.

جدول المحتويات

• إعداد المشروع
• إدارة المهام
• المراحل الرئيسية
• الجداول الزمنية
• تتبع تكاليف المشروع
• تتبع الأخطاء
• التقارير والتحليلات

إعداد المشروع

إنشاء مشروع

1. انتقل إلى المشاريع > المشاريع
2. انقر + إنشاء مشروع
3. املأ تفاصيل المشروع

حالات المشروع

إضافة أعضاء الفريق

1. افتح المشروع
2. اذهب إلى تبويب الفريق
3. انقر + إضافة عضو
4. اختر المستخدمين وعيّن الأدوار

إدارة المهام

مراحل المهام

تكوين سير عمل المهام في المشاريع > مراحل المهام:

• للعمل
• قيد التنفيذ
• للمراجعة
• مكتمل

إنشاء المهام

1. افتح المشروع
2. اذهب إلى تبويب المهام
3. انقر + إنشاء مهمة
4. أدخل: اسم المهمة، الأولوية، المسؤول، تاريخ الاستحقاق، الوصف

لوحة المهام (كانبان)

عرض المهام بتنسيق كانبان:

• الأعمدة تمثل المراحل
• سحب البطاقات بين الأعمدة
• عرض سريع لحجم العمل

تفاصيل المهمة

كل مهمة تشمل:

• المهام الفرعية/قائمة التحقق: تقسيم إلى عناصر أصغر
• التعليقات: مناقشات الفريق
• الملفات: إرفاق المستندات ولقطات الشاشة
• الوقت المسجل: الساعات المعمول عليها

المراحل الرئيسية

المراحل الرئيسية تحدد نقاط المراجعة المهمة في المشروع.

إنشاء مرحلة رئيسية

1. افتح المشروع
2. اذهب إلى تبويب المراحل الرئيسية
3. انقر + إنشاء مرحلة رئيسية
4. أدخل: اسم المرحلة، تاريخ الاستحقاق، الوصف

تقدم المرحلة الرئيسية

المرحلة الرئيسية: إصدار بيتا
التقدم: 75% (6/8 مهام مكتملة)
├── [x] الميزة أ
├── [x] الميزة ب
├── [x] الميزة ج
├── [ ] إصلاح الأخطاء
└── [ ] الاختبار

الجداول الزمنية وتتبع الوقت

طرق إدخال الوقت

الطريقة 1: الجدول الزمني اليدوي

1. اذهب إلى المشاريع > الجدول الزمني
2. انقر + إضافة جدول زمني
3. أدخل: التاريخ، المشروع، المهمة، الساعات، الوصف

الطريقة 2: المؤقت

1. على المهمة، انقر بدء المؤقت
2. اعمل على المهمة
3. انقر إيقاف المؤقت
4. الوقت يُسجل تلقائياً

الموافقة على الجدول الزمني

1. الموظف يقدم الجدول الزمني
2. المدير يراجع في الموافقة على الجداول الزمنية
3. الخيارات: موافقة، رفض، أو تعديل

قابل للفوترة مقابل غير قابل للفوترة

• قابل للفوترة: يُحمل على العميل
• غير قابل للفوترة: داخلي/عام

تتبع تكاليف المشروع

يتتبع النظام جميع التكاليف المرتبطة بالمشاريع، بما في ذلك تكاليف العمالة من الجداول الزمنية، والمصروفات المباشرة، وتخصيص التكاليف العامة.

كيف تعمل تكاليف الجداول الزمنية

كل إدخال في الجدول الزمني يساهم في إجمالي تكلفة المشروع:

1. الموظف يسجل ساعات العمل على مشروع
2. النظام يحسب معدل الساعة للموظف من كشف راتبه
3. التكلفة = الساعات المعمولة × معدل الساعة

حساب معدل الساعة

معدل الساعة = صافي راتب الموظف / إجمالي ساعات العمل في الشهر

مثال:
صافي راتب الموظف: 10,000
إجمالي ساعات العمل: 160 (8 ساعات × 20 يوم)
معدل الساعة: 10,000 / 160 = 62.50 للساعة

مثال توزيع التكاليف

موظف يعمل على 3 مشاريع في شهر:

مشروع ألفا: 40 ساعة → التكلفة: 40 × 62.50 = 2,500
مشروع بيتا: 80 ساعة → التكلفة: 80 × 62.50 = 5,000
مشروع جاما: 40 ساعة → التكلفة: 40 × 62.50 = 2,500
─────────────────────────────────────────────────
الإجمالي: 160 ساعة → التكلفة: 10,000 (= صافي الراتب)

مصروفات المشروع

تتبع التكاليف الإضافية بخلاف العمالة:

المصروفات المباشرة

مصروفات مرتبطة بمشاريع محددة:

• تراخيص البرامج
• شراء المعدات
• تكاليف السفر
• رسوم المقاولين
• المواد

إضافة مصروف

1. افتح المشروع
2. اذهب إلى تبويب المصروفات
3. انقر + إضافة مصروف
4. أدخل: الاسم، المبلغ، التاريخ، الوصف
5. أرفق الإيصال إذا لزم الأمر

المصروفات العامة (الأوفرهيد)

تكاليف على مستوى الشركة غير مرتبطة بمشاريع محددة (الإيجار، المرافق، التكاليف الإدارية). يتم تخصيصها بشكل تناسبي على جميع المشاريع:

أوفرهيد المشروع = إجمالي الأوفرهيد × (تكلفة المشروع / إجمالي تكلفة الشركة)

مثال:
إجمالي الأوفرهيد: 5,000
تكلفة مشروع ألفا: 10,000
إجمالي تكلفة الشركة: 50,000

أوفرهيد مشروع ألفا = 5,000 × (10,000 / 50,000) = 1,000

معادلة إجمالي تكلفة المشروع

إجمالي تكلفة المشروع = تكاليف الجداول الزمنية (العمالة)
                   + المصروفات المباشرة
                   + تخصيص كشوف الرواتب
                   + تخصيص الأوفرهيد

إيرادات المشروع

تتبع الإيرادات المستلمة من المشاريع:

1. افتح المشروع
2. اذهب إلى تبويب الإيرادات
3. انقر + إضافة إيراد
4. أدخل: المبلغ، التاريخ، الوصف

تحليل الربحية

ربح المشروع = إجمالي الإيرادات - إجمالي التكاليف

مثال:
إجمالي الإيرادات: 50,000
إجمالي التكاليف: 35,000
─────────────────────
الربح: 15,000 (هامش 30%)

تكامل الجداول الزمنية مع كشوف الرواتب

يمكن ربط كشوف الرواتب بالمشاريع لتخصيص التكاليف:

• عند إنشاء كشوف الرواتب، يتم توزيع وقت الموظف على المشاريع
• كل مشروع يحصل على جزء من تكلفة كشف الراتب بناءً على الساعات المعمولة
• التجميع الشهري للتكاليف يُظهر إجمالي تكلفة العمالة لكل مشروع

تقارير التكاليف

عرض تكاليف المشروع

1. اذهب إلى المشاريع > مصروفات المشاريع
2. اختر نطاق التاريخ
3. عرض التفصيل حسب:
   • مصروفات الجداول الزمنية (العمالة)
   • المصروفات المباشرة
   • تخصيص الأوفرهيد
   • إجمالي التكلفة
4. تصدير التقارير بتنسيق Excel

تتبع الأخطاء

حالات الأخطاء

تكوين في المشاريع > حالات الأخطاء:

1. جديد
2. مفتوح
3. قيد العمل
4. محلول
5. مغلق
6. أُعيد فتحه

الإبلاغ عن خطأ

1. افتح المشروع
2. اذهب إلى تبويب الأخطاء
3. انقر + إنشاء خطأ
4. أدخل: العنوان، المسؤول، الأولوية، الحالة، الوصف

سير عمل الأخطاء

جديد ← مفتوح ← قيد العمل ← محلول ← مغلق
       ↓                      ↓
    لن يُصلح             أُعيد فتحه

التقارير والتحليلات

لوحة تحكم المشروع

نظرة عامة على المقاييس:

• التقدم: نسبة الإنجاز الإجمالية %
• الساعات: المسجلة مقابل المقدرة
• الميزانية: المصروف مقابل المخصص
• المهام: المكتملة مقابل الإجمالي

حساب التقدم

تقدم المشروع = (المهام المكتملة / إجمالي المهام) × 100
تقدم الساعات = (الساعات المسجلة / الساعات المقدرة) × 100
تقدم الميزانية = (المصروفات / الميزانية) × 100

التقارير المتاحة

مرجع سريع